Instrução Normativa nº 5, de 29 de janeiro de 2018

Art. 1º A presente Instrução Normativa visa estabelecer as condições gerais de cessão dos espaços físicos e estrutura da Justiça Eleitoral do Amapá para órgãos da Administração Pública e entidades públicas ou privadas, para a realização de eventos culturais, científicos ou tecnológicos.

§ 1º Poderão ser objeto de cessão, para os fins desta Instrução Normativa:

I – O Plenário Jurista Luiz Calandrini;

II – O hall do Plenário e os halls de entrada do Tribunal e das zonas eleitorais

III – O auditório da Escola Judicial Eleitoral;

IV – A sala de treinamentos da Escola Judicial Eleitoral;

V – Os auditórios dos cartórios da 6ª e 10ª Zonas Eleitorais;

VI – O refeitório do Tribunal – espaço gourmet.

§ 2º O Plenário do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá somente poderá ser cedido para a realização de evento jurídico realizado por instituição integrante do Poder Judiciário, do Ministério Público ou pela Ordem dos Advogados do Brasil, vedada sua utilização para outros fins.

§ 3º O auditório, o refeitório e os halls do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Amapá e os auditórios das 6ª e 10ª Zonas Eleitorais, poderão ser cedidos a órgãos da Administração Direta e Indireta da União, do Estado do Amapá ou de seus municípios, ou ainda a entidades privadas, desde que estes se adequem às instalações e cuja finalidade do evento seja compatível com a natureza da utilização do bem público.

§ 4º Pedidos formulados para uso por pessoas físicas serão indeferidos de plano, salvo quando se tratar de pedido de sessão do hall para a realização de exposições de obras de arte ou lançamento de obras literárias.

§ 5º A movimentação de pessoas durante o evento ou solenidade ficará restrita aos ambientes cedidos e às áreas de acesso a partir da recepção.

§ 6º Os espaços somente serão cedidos em dias úteis e durante o horário de expediente do Tribunal, sendo que, em anos não-eleitorais, as cessões ocorrerão exclusivamente no período de 20 de janeiro a 30 de novembro e, em anos eleitorais, de 20 de janeiro a 30 de junho.

§ 7º Excepcionalmente, poderá ser autorizada cessão além do horário regular de funcionamento do Tribunal, desde que haja possibilidade de flexibilização da jornada regular dos servidores e funcionários terceirizados indispensáveis ao apoio na realização do evento, sendo vedado o pagamento de horas extraordinárias decorrentes de evento não promovido pela Justiça Eleitoral.

§ 8º Outros espaços, que não os constantes no § 1º deste artigo somente poderão ser cedidos após a constatação de viabilidade e disponibilidade, e desde que não interfiram no regular andamento das atividades do Tribunal, observadas as demais regras previstas nesta Instrução Normativa.

DA CESSÃO E DA UTILIZAÇÃO

Art. 2° A cessão dos ambientes do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Amapá e das zonas eleitorais para utilização por terceiros para a realização de atividades diversas às da Justiça Eleitoral depende de prévia autorização da Administração.

Art. 3° As solicitações de cessão de ambientes deverão ser protocolizadas com antecedência mínima de 15 (quinze) dias da data de início do evento, sendo dirigidas:

I - ao Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Amapá, para os espaços localizados na Sede do Tribunal;

II – ao Juiz Eleitoral, para os espaços localizados nas sedes das respectivas zonas eleitorais.

§ 1º Os pedidos apresentados fora do prazo previsto no caput terão a análise condicionada à plausibilidade da justificativa, observado o interesse público e a relevância do evento.

§ 2º A cessão poderá ser suspensa ou ter sua data redefinida, se a data requerida coincidir com a realização de eventos no mesmo espaço ou em área contígua, sempre no interesse da Justiça Eleitoral do Estado do Amapá.

§ 3º Somente será permitida a realização de um evento por semana em cada espaço previsto no art. 1º § 1º desta Instrução Normativa.

Art. 4° Da solicitação deverá constar, no mínimo:

I – Identificação da entidade promotora do evento;

II - Número do CNPJ da entidade promotora do evento, para os fins previstos no art. 11 desta Instrução Normativa;

III – Identificação do responsável pela ação;

IV – Indicação do fim a que se destina a utilização;

V – Indicação das datas e horários de utilização;

VI – Indicação das datas e horários necessários à utilização do espaço para montagem/desmontagem de mobiliário e equipamentos;

VII – Indicação de eventuais elementos decorativos, mobiliário, meios e esquemas técnicos que se pretendam utilizar no evento;

VIII – Público-alvo e número estimado de participantes.

Art. 5º Sendo autorizada a cessão, serão realizadas duas vistorias, uma antes da realização do evento e outra ao final, ambas com a presença do subscritor do Termo de Responsabilidade Patrimonial e Financeira ou de representante por ele indicado, e de um servidor da Justiça Eleitoral.

§ 1º A agenda de eventos será organizada pelo Gabinete da Presidência nos espaços localizados na Sede do Tribunal, e pelos Chefes de Cartório nos espaços localizados nos cartórios eleitorais.

§ 2º Compete à unidade responsável pela guarda patrimonial dos ambientes cedidos a realização da vistoria, visando atestar formalmente as condições de entrega e devolução.

§ 3º É de responsabilidade da entidade cessionária a manutenção da limpeza dos ambientes cedidos, durante e ao término da sua utilização.

Art. 6º É de inteira responsabilidade do cessionário o ressarcimento por eventuais danos materiais e pessoais que venham a ocorrer durante ou em decorrência do uso dos ambientes cedidos, causados por seus agentes ou por participantes do evento.

DO TERMO DE RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL E FINANCEIRA

Art. 7º O Termo de Responsabilidade Patrimonial e Financeira, referente à cessão dos ambientes, deverá ser específico para cada evento e elaborado em conformidade com o documento constante do Anexo I desta Instrução Normativa, no qual serão relacionados todos os bens alocados no ambiente cedido.

Art. 8º A assinatura do Termo de Responsabilidade Patrimonial e Financeira implica a confirmação de recebimento da dependência em condições de uso e assunção integral dos ônus provenientes de quaisquer danos após a entrega dos ambientes.

DAS VEDAÇÕES

Art. 9º Não serão autorizadas cessões dos espaços de que trata esta Instrução Normativa, para a realização de:

I – Cultos ou cerimônias religiosas;

II – Reuniões político-partidárias;

III – Casamentos, aniversários e afins;

IV – Formaturas e concessões de grau;

V – Atividades com fins lucrativos, inclusive, envolvendo exposição, divulgação ou propaganda de bens, produtos ou serviços.

VI – Eventos para promoção pessoal;

VII – Iniciativas que, pelas suas características, possam colocar em perigo a segurança do espaço, dos seus equipamentos e do público;

VIII – Iniciativas que apelem ao desrespeito dos valores constitucionais, nomeadamente no âmbito dos direitos, liberdades e garantias dos cidadãos.

§ 1º Não se enquadram nas hipóteses previstas no inciso V do caput, as exposições artísticas e lançamentos de obras literárias.

§ 2º Será indeferida de plano a solicitação:

I – Se os ambientes não estiverem disponíveis na data e horário demandados;

II – Se o solicitante for reincidente no desrespeito aos prazos fixados, bem como às demais normas contidas nesta Instrução Normativa;

III – Se o evento a ser promovido estiver em desacordo com as disposições desta Instrução Normativa.

Art. 10. A autorização para utilização dos ambientes não implica permissão automática de:

I – Utilizar equipamentos audiovisuais pertencentes ao patrimônio do TRE-AP; 

II – Deslocar os mobiliários presentes em seu interior;

III – Inserir novo mobiliário nas dependências do recinto.

Parágrafo único. Havendo necessidade de adoção das providências elencadas nos incisos I, II e III do caput, deverá ser requerida, expressa e justificadamente pelo interessado, autorização específica da Administração para tal, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas do início da realização do evento.

DOS CUSTOS

Art. 11. A cessão dos ambientes será sempre gratuita, exceto em relação aos custos com energia elétrica, que serão estimados por hora de utilização dos ambientes, conforme Anexo II desta Instrução Normativa, cujos pagamentos deverão ser realizados em até 5 (cinco) dias anteriores à data de início do evento, exclusivamente por meio de Guia de Recolhimento da União – GRU, a ser expedida pela Secretaria de Administração e Orçamento.

§ 1º O Presidente do Tribunal poderá, a expresso pedido da entidade cessionária, conceder isenção, no todo ou em parte, das despesas com energia elétrica de que trata o caput, em decisão fundamentada, condicionada à demonstração do interesse social do evento, da comprovação de inexistência ou insuficiência de recursos, e ao oferecimento de contrapartida em benefício do cedente.

§ 2º A não comprovação, quando cabível, do pagamento a que se referem o caput e § 1º deste artigo no prazo estipulado, implicará no indeferimento do pedido de cessão ou no cancelamento da autorização, se concedida.

DAS OBRIGAÇÕES E DAS PROIBIÇÕES

Art. 12. A entidade cessionária se obriga a não exceder a lotação máxima dos ambientes, objetivando não colocar em risco a segurança de pessoas e do patrimônio, nos termos da legislação aplicável, observados os seguintes limites:

I – Plenário: 200 (duzentos) assentos;

II – Auditório da Escola Judicial Eleitoral: 117 (cento e dezessete) assentos;

III – Auditório da 10ª Zona Eleitoral: 345 (trezentos e quarenta e cinco) assentos;

IV – Auditório da 6ª Zona Eleitoral: 50 (cinquenta) assentos;

V – Espaço Gourmet: 28 (vinte e oito) assentos;

VI – Sala de Treinamentos da Escola Judiciária Eleitoral – EJE: 35 (trinta e cinco) assentos.

Art. 13. Os custos com a reparação ou reposição de equipamentos danificados, furtados ou extraviados serão imputados à entidade cessionária.

Art. 14. É vedado ao cessionário, bem como a qualquer participante do evento:

I – Afixar qualquer espécie de cartaz, banner ou folheto, bem como perfurar, pregar, colar qualquer objeto nas paredes ou realizar quaisquer outras alterações sobre estruturas das instalações cedidas, exceto com o prévio consentimento, por escrito, da Administração do TRE-AP;

II – Utilizar áreas adjacentes aos ambientes cedidos, salvo para execução de serviços de apoio indispensáveis ao uso, desde que tenham sido discriminados na solicitação e deferidos especificadamente na autorização;

III – O fornecimento e o consumo de qualquer tipo de bebida alcoólica.

IV – Transportar bebidas ou alimentos para o interior dos ambientes, salvo para o espaço gourmet, assim como transportar ou instalar objetos que, pela sua configuração, possam danificar estruturas, equipamentos ou instalações, ou ainda, colocar em risco a segurança de pessoas e bens;

V – Fumar nas áreas internas do Tribunal, nos termos da legislação vigente;

VI – Entrar nas dependências do Tribunal com animais, exceto cães-guia;

VIII – Usar instrumentos sonoros, como cornetas, percussão, repiques, caixas, apitos e assemelhados;

IX – Arremessar confetes, papéis picados, serpentinas ou material correlato; 

X – Descartar embalagens e restos de alimentos ou guloseimas, como biscoitos, balas, goma de mascar e assemelhados, no chão ou nos móveis;

XI – Subir no mobiliário;

XII – Atribuir qualquer atividade ou responsabilidade indevida aos servidores e colaboradores da Justiça Eleitoral, em desvio de função.

Art. 15. É vedado, ainda, o acesso de pessoas aos ambientes cedidos:

I – Portando armas de qualquer espécie, exceto aos integrantes das Polícias Federal, Civil, Militar, Guarda Municipal e das Forças Armadas, quando em serviço;

II – Embriagadas ou sob o efeito de substâncias entorpecentes que provoquem efeitos análogos;

III – Com o intuito realizar vendas, ambulantes, jornaleiros, bilheteiros e assemelhados;

IV – Usando vestimentas inadequadas, assim consideradas aquelas que, tendo em vista o padrão médio de comportamento local, não condizem com a dignidade e o decoro da atividade jurisdicional.

Parágrafo único. Na hipótese da exceção prevista no inciso I, o porte de armas nas dependências do Tribunal deverá ser obrigatoriamente comunicado à Segurança Institucional.

DO PLENÁRIO DO TRE-AP

Art. 16. O acesso à bancada dos Juízes Membros somente será permitido nas hipóteses previstas no art. 1º, § 2º, e apenas para a formação de mesas oficiais e solenes, sendo vedada a sua utilização para outros fins.

Art. 17. O acesso ao Plenário durante o evento ou solenidade, dar-se-á sempre pela porta principal do Tribunal, sendo a entrada pela antessala e a utilização da sala dos juízes, autorizada somente em casos excepcionais.

DO HALL DE ENTRADA DO PLENÁRIO

Art. 18. As solicitações de cessão para exposição de obras de arte e para o lançamento de obras literárias poderão ser autorizadas para realização no hall de entrada do Plenário, limitadas à duração máxima de 5 (cinco) dias úteis, uma vez por ano, por artista ou autor.

Parágrafo único. Quando da utilização do hall de entrada do Plenário para a exposição de obras de arte ou para o lançamento de obras literárias, será obrigatória a doação de, pelo menos, um exemplar para o acervo do TRE-AP.

Art. 19. Na data prevista para o término da exposição, todos os materiais deverão ser retirados do local, não se responsabilizando o Tribunal por danos, furtos ou quaisquer outros ilícitos que possam ocorrer com as obras ou materiais expostos, inclusive em relação ao transporte ou à guarda.

DA SUPERVISÃO

Art. 20. Os servidores responsáveis pelas áreas da administração predial, comunicação e de informática, conforme o caso, deverão acompanhar a instalação de equipamentos necessários aos eventos, bem como supervisionar, orientar e fiscalizar a correta e segura utilização dos mesmos, e a utilização dos espaços necessários aos eventos e aos serviços de apoio, observando as regras de funcionamento do Tribunal e preservando o ambiente adequado de forma a garantir o desenvolvimento normal das atividades da Justiça Eleitoral.

Parágrafo único. Os servidores indicados no caput deste artigo deverão emitir as instruções necessárias à manutenção da ordem, da segurança e da higiene das instalações, sempre que for verificado o desrespeito das regras descritas neste regulamento ou nas normas técnicas aplicáveis.

DAS SANÇÕES

Art. 21. O descumprimento das obrigações constantes nesta Instrução Normativa implica:

I – a vedação de utilização dos espaços ao cessionário por um prazo de até 1 (um) ano;

II – a adoção das medidas administrativas e legais cabíveis.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 22. Em qualquer evento realizado nos ambientes cedidos, somente os servidores ou pessoas expressamente autorizadas pela Diretoria-Geral poderão abrir, fechar e manusear equipamentos de propriedade da Justiça Eleitoral.

Art. 23. Os coffee breaks ou coquetéis dos eventos realizados nos ambientes do Tribunal serão servidos, preferencialmente, no espaço gourmet. 

Parágrafo único. A Administração não fornecerá itens como: papel toalha, papel higiênico, sabonete líquido, água para bebedouro, copos descartáveis, café, leite, açúcar e outros, devendo os cessionários responsabilizarem-se integralmente pelo fornecimento de tais materiais durante a realização dos eventos.

Art. 24. Não se aplicam os termos desta Instrução Normativa aos eventos promovidos pela Justiça Eleitoral do Amapá, para a realização de atividades previstas nos projetos e programas aprovados pela Administração, condicionando-se a realização da atividade à disponibilidade da agenda.

Art. 25. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação do presente regulamento serão resolvidos pelo Presidente do TRE-AP, ouvido o Diretor-Geral.

Art. 26. Revoga-se a Instrução Normativa nº 01, de 22 de fevereiro de 2017.

Desembargador SUELI PEREIRA PINI

PRESIDENTE

 

 

ANEXO I

 

TERMO DE RESPONSABILIDADE PATRIMONIAL E FINANCEIRA

 

TABELA DE RESSARCIMENTO DE CUSTOS DE ENERGIA ELÉTRICA

  

Macapá, 29 de janeiro de 2018.